كيفية تقديم سلفة الرواتب للموظفين

جدول المحتويات

عندما يواجه الموظفون حالة طوارئ مالية أو لا يستطيعون تغطية نفقاتهم، تكون لديهم خيارات محدودة للحصول على النقد السريع. قلة قليلة من الناس يلجأون إلى العائلة؛ يبحث معظمهم عن قروض يوم الدفع عالية الفائدة أو بطاقات الائتمان أو القروض الشخصية. وفقا لصناديق بيو الخيرية، يعتمد 12 مليون أمريكي على قروض يوم الدفع. يطلب المقترض السنوي المتوسط ​​إجمالي 3000 دولار أمريكي سنويًا مع دفع ما يزيد عن 500 دولار أمريكي كفائدة.

يتمتع أصحاب العمل بفرصة مساعدة الموظفين على تجنب حالات الطوارئ المالية المجهدة من خلال تقديم سلف على الرواتب. توفر سلفة الرواتب طريقة سرية لإفادة موظفيك مع الحفاظ على إنتاجيتهم. كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى تثبيط الموظف عن اختيار قرض بفائدة عالية مما يعرضه لمزيد من الديون.

ملاحظة المحرر: هل تبحث عن برنامج كشوف المرتبات المناسب لشركتك؟ قم بملء الاستبيان أدناه ليتصل بك شركاؤنا البائعون بشأن احتياجاتك.

ما هي سلفة الرواتب؟

سلفة الرواتب هي اتفاقية مالية بين صاحب العمل والموظف. يتلقى الموظف أموالاً من صاحب العمل في شكل قرض قصير الأجل. يتم سداد القرض إلى صاحب العمل باستخدام الأجور المكتسبة في المستقبل. يمكن أن تختلف شروط الاتفاقية ولكن يجب أن تكون معروفة ومتفق عليها من قبل صاحب العمل والموظف.

لتوفير سلفة الرواتب بشكل صحيح، يجب أن يكون لديك أولاً معرفة جيدة بكيفية عمل كشوف المرتبات بشكل عام. سيساعدك الحصول على هذه المعرفة الأساسية في صياغة سياسة بشأن ما إذا كنت ستقدم سلفًا على كشوف المرتبات ومتى.

كيف تعمل سلفة كشوف المرتبات؟

تبدأ سلفة كشوف المرتبات دائمًا بتقديم الموظف طلبًا طلب خطي. إن تقديم كل طلب سلفة لكشوف المرتبات كتابيًا يشكل سجلاً ورقيًا ويمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في حالة وجود أي مشاكل مع الموظف (رفض سداده، إنهاء الخدمة، وما إلى ذلك).

بمجرد قيام الموظف بتقديم الطلب المكتوب تتم معالجة الطلب من خلال كشوف المرتبات، ويجب على الطرفين (صاحب العمل والموظف) التوقيع على الاتفاقية. يجب أن يتضمن الطلب المكتوب خطة سداد حتى تتمكن من استرداد أموالك في الوقت المحدد.

إذا كنت تستخدم أفضل برامج كشوف المرتبات، فيمكنك معالجة سلفة كشوف المرتبات بشكل منفصل بسرعة. ومع ذلك، إذا كنت تقوم بإكمال كشوف المرتبات يدويًا، فسوف تحتاج إلى معالجة شيك منفصل أو إيداع إلكتروني. ستحتاج أيضًا إلى تدوين الدفعة الإضافية في سجل الرواتب الخاص بك حتى تعكس دفاترك سلفة الرواتب.

قرض الموظف مقابل سلفة الراتب

قرض الموظف هو مبلغ من المال الموظف يحدد مسبقا. يجب أن يوافق صاحب العمل على المبلغ، ويستخدم الموظف شيكات الراتب المستقبلية لسداد القرض على أقساط متفق عليها.

ومع ذلك، لا يضمن صاحب العمل استرداد أموال القرض. إذا تخلف الموظف عن سداد الدفعات أو قام بسداد دفعات متأخرة بشكل متكرر، فسوف تحتاج إلى النظر في العواقب على تدفقات الإيرادات الخاصة بك.

تقدم شيك الراتب للموظف الأجر الذي اكتسبه، وعادةً ما يكون ذلك قبل يومين من يوم الدفع. تعتبر سلفة الراتب أقل خطورة بالنسبة لصاحب العمل، حيث أن الموظف قد حصل على المال بالفعل.

وتتمثل إحدى الطرق لتجنب الاضطرار إلى تقديم سلف على كشوف المرتبات في تقديم خيارات كشوف المرتبات عند الطلب. يتيح ذلك لموظفيك الحصول على رواتبهم عندما يريدون ذلك.

إيجابيات وسلبيات تقديم سلف على الراتب للموظفين

لسلف الرواتب إيجابيات وسلبيات للموظف وصاحب العمل. الميزة الرئيسية للموظف هو الحد من الضغوط المالية. يمكن أن تساعد إزالة هذا الضغط الموظفين على الحفاظ على إنتاجيتهم، وتقليل الإجازات المرضية، وتجنب طلب المساعدة المالية من شركة قروض يوم الدفع التي تتقاضى ما يصل إلى 600٪ مقابل النقد السريع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لصاحب العمل الاستفادة من موظف أكثر تركيزًا، مما يؤدي إلى زيادة الإيرادات مع القليل من الجهد من جانب صاحب العمل.

ومع ذلك، فإن السلف في كشوف المرتبات تأتي مع مخاطر على صاحب العمل والموظف. على سبيل المثال، سيشهد صاحب العمل زيادة في الأعمال الورقية الإدارية والامتثال لمتطلبات الحد الأدنى للأجور، وقوانين العمل الإضافي وقانون الحقيقة الفيدرالي في الإقراض. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون عملك قادرًا ماليًا على تقديم سلفة الرواتب للموظف، وهو ما قد لا يكون ممكنًا اعتمادًا على حجم عملكالتدفق النقدي للشركة والعلاقة مع الدائنين.

يمكن أن يصبح الموظفون أيضًا معتمدين على السلف في كشوف المرتبات، مما يؤدي إلى نمط حياة "من الراتب إلى الراتب" وهو أسلوب غير صحي للموظف أو صاحب العمل. إن تحديد عدد سلف الرواتب التي يمكن أن يحصل عليها الموظف سنويًا يساعد في الحفاظ على هذه الميزة تحت المراقبة وتجنب الارتباك فيما يتعلق بسياسات سلف الرواتب. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لسياسات سلفة كشوف المرتبات أن تحدد المواقف التي قد يتم فيها تخفيض سلفة الرواتب أو عدم توفرها، مثل الانكماش الاقتصادي، أو الإجازة، أو عندما يتعلق الأمر بتعويضات العمال.

بينما قد يرغب الموظفون في الحصول على سلفة كشوف المرتبات المدفوعة عن طريق الإيداع المباشر، هناك عدد من بدائل الإيداع المباشر التي قد ترغب في التفكير في استخدامها.

كيفية تجنب المشكلات المتعلقة بسلف كشوف المرتبات

قبل تقديم سلفة كشوف المرتبات من خلال شركتك ، يجب أن يكون لديك سياسات مطبقة. يجب أن تتضمن السياسة العوامل التالية للرجوع إليها عند ظهور مشكلة ما.

1. حدد كيفية عمل عملية سلفة كشوف المرتبات.

يجب أن تكون هناك طريقة واضحة وسرية للموظف لطلب سلفة كشوف المرتبات. على سبيل المثال، يمكن للموظف ملء نموذج، وإذا تمت الموافقة على السلفة، يقوم صاحب العمل والموظف بالتوقيع على الوثيقة. وسيتضمن النموذج جميع الشروط، بما في ذلك الرسوم والفوائد والإطار الزمني للاسترداد المتفق عليه وأي شروط خاصة بالشركة. إذا لم يلتزم الموظف بنهاية سلفة الرواتب، فقد يواجه إجراءات تأديبية أو إنهاء الخدمة أو عواقب قانونية.

2. حدد من هو المؤهل للحصول على سلفة كشوف المرتبات.

يساعدك تحديد الأهلية على تنظيم من يمكنه الحصول على سلفة كشوف المرتبات ومن لا يمكنه ذلك. تعتبر إرشادات الأهلية مفيدة بشكل خاص إذا كانت أموالك محدودة، أو إذا كان قطاع معين من القوى العاملة لديك قد أحرقك في الماضي. على سبيل المثال، يمكنك تقديم سلف على الرواتب للموظفين بدوام كامل ولكن ليس بدوام جزئي، أو تحديد أنه يجب على الموظف إكمال فترة عمل معينة مع شركتك لإظهار التزامه قبل أن تفكر في الحصول على سلفة على الرواتب.</ ص>

3. قم بتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى للقرض.

ضع حدًا أقصى للمبلغ الدولاري من سلفة الرواتب التي يمكن لكل موظف الحصول عليها ضمن سياستك. ستساعدك Caps على استعادة أموالك ومساعدة الموظف على تحمل المسؤولية المالية.

4. احتفظ بجميع الشروط مكتوبة.

قم بتضمين جميع جوانب سلف الرواتب في السياسات المكتوبة. ومن الناحية المثالية، يجب استخدام نفس السياسة مع كل موظف وتضمين جميع المصطلحات. ويجب أن يكون الموظف على علم بهذه الشروط، ويجب أن يتفق صاحب العمل والموظف على مبالغ الاستقطاع ومتى يبدأ الاستقطاع وينتهي. يجب على كلا الطرفين التوقيع على الاتفاقية، مع وضع نسخة في ملف الموظف.

لا ينبغي عليك فرض ضريبة على سلفة الرواتب حتى يقوم الموظف بسداد أول دفعة له. ثم قم بحساب مبلغ السداد في كشوف المرتبات لفترات الدفع المستقبلية.

5. قم بدمج خصم كشوف المرتبات مع برنامج كشوف المرتبات الخاص بك.

غالبًا ما تكون مواكبة التغييرات في ضرائب الرواتب والخصومات والامتثال أكثر مما تستطيع الشركات التعامل معه. يمكنك توفير الوقت والمال من خلال الاستثمار في أحد حلول الرواتب الشاملة والموصى بها للغاية. راجع مراجعة ADP الخاصة بنا أو مراجعة Paychex الخاصة بنا للتعرف على برنامج كشوف المرتبات عبر الإنترنت الذي يمكن أن يساعدك في إدارة السلف والمزيد.

6. قم بتعيين تكرار سلف كشوف المرتبات.

قد يؤدي الفشل في إضافة تكرار سلفات كشوف المرتبات من سياستك إلى إرباك الموظفين وحتى يؤدي إلى اتخاذ إجراء قانوني. تقيد معظم الشركات موظفيها بسلفة الرواتب مرة كل ستة أشهر أو مرتين في السنة.

أضف بندًا يمنع الموظفين من الحصول على سلفة الرواتب إذا لم يسددوا سلفة سابقة. قد يؤدي التساهل المفرط في هذه السياسة إلى خسارة كبيرة في التدفق النقدي لشركتك.

7. تقديم التثقيف المالي.

بعد كتابة سياسة سلفة الرواتب، فكر في تزويد الموظفين بموارد إضافية. على سبيل المثال، عندما يطلب أحد الموظفين سلفة على الرواتب، يمكنك تقديم خيار الاستشارة المالية أو تزويده بدورات مالية مجانية عبر الإنترنت لمساعدته على تحسين وضعه على المدى الطويل.