إعداد عملك لتوظيف الموظفين
تعد عملية توظيف الموظفين طويلة ومفصلة. إذا قمت بذلك بشكل صحيح، فستجد وتوظف مرشحين ذوي جودة عالية يبقون ويمثلون عملك بالطريقة التي تريدها. باعتبارك مالك شركة صغيرة، قد لا تعرف من أين تبدأ بالتوظيف إذا لم تكن لديك خبرة في مجال الموارد البشرية، كما لا يمتلكها العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة. استمر في القراءة للحصول على مشورة الخبراء بشأن تعيين الموظفين.
تحضير عملك لتوظيف الموظفين
سواء كنت تقوم بتعيينك لأول مرة أو للمرة الألف، يجب أن يكون لديك عملية محددة مطبقة من أجل التوظيف والتأهيل. بمرور الوقت، سيصبح الأمر أكثر بساطة مع اكتسابك خبرة في التوظيف وتعديل إجراءات التشغيل القياسية وفقًا لذلك. مع أي تعيين، اتبع هذه الخطوات لتجهيز عملك لاستقبال الموظف الجديد.
1. قم بالبحث.
يقترح ريتش دوسينغ، رئيس المنطقة لمكتب روبرت هاف في وسط المدينة، نيويورك، إجراء بحث في السوق المحلية قبل حتى النظر في الأدوار المفتوحة داخل شركتك.
" "ابحث عن من يقوم بالتوظيف، وما هو المشهد الاقتصادي في منطقتك، وقم بمراجعة الوظائف الشاغرة الأخرى،" قال Deosingh لـ Business News Daily. "سوف يعطيك فكرة عن أشياء مثل الراتب والمنافسة في السوق - من غيرك يبحث عن شخص يتمتع بهذه المجموعات من المهارات المحددة؟"
بمجرد معرفة ذلك، يمكنك تخصيص بقية عملية التوظيف لديك قم بإجراء العملية لتتناسب مع ما يفعله الآخرون - أو اذهب في الاتجاه الآخر وتميز بحيث يصبح المرشحون للوظائف أكثر اهتمامًا بشركتك من الآخرين.
2. قم بترتيب أوراقك.
في بعض الحالات، يمكن أن تكون أوراقك فردية، حيث تقوم بإنشاء قالب وإدخال المعلومات اللازمة لكل موظف جديد. وفي حالات أخرى، يمكنك أتمتة العملية بالكامل.
هذه بعض النماذج التي يمكن أن تتضمنها أوراق التعيين الجديد.
قالت جينيفر والدن، مديرة العمليات في WikiLawn: أضافت شركتها قائمة مرجعية لأمان الشبكة المنزلية، مع حقل للموظف لإعلام الشركة بما إذا كانت ستحتاج إلى أجهزة جديدة لضمان شبكة آمنة. "ونتأكد من أن الموظفين الجدد لديهم معلومات تسجيل دخول جاهزة للاستخدام، بالإضافة إلى معلومات الاتصال لأي شخص سيعملون معه بشكل متكرر."
إنها تتطلب الكثير من الأعمال الورقية، ولكنها كلها ضرورية. والخبر السار هو أن هناك موارد متاحة عبر الإنترنت لتسهيل الأعمال الورقية لك أو لمدير التوظيف لديك.
"استخدم نظام HRIS (نظام معلومات الموارد البشرية) مثل Gusto أو ADP أو Paycom الذي يوفر الدعم للموارد البشرية قالت لورا هاندريك، أخصائية الموارد البشرية في شركة Choice Therapy: "إنهاء الأعمال الورقية للموظف في وضع الخدمة الذاتية". "ليس هناك سبب يدعو الإنسان إلى خلط الورق هذه الأيام. تعمل الأنظمة عبر الإنترنت ذات التوقيع الإلكتروني على تبسيط الأعمال الورقية، مما يضمن التقاط البيانات بدقة، وتوفير وقت الجميع (بما في ذلك الموظف الجديد).
سيحتوي أفضل برنامج للموارد البشرية في السوق على ميزات لمساعدتك. تبسيط الأوراق الموظف والتأهيل. يمكنك قراءة مراجعتنا لـ Gusto ومراجعة Paychex Flex للتعرف على بعض أفضل الخيارات.
بغض النظر عن النظام الذي تستخدمه، فإن المفتاح هو تجهيزه قبل بدء عملية التوظيف.</ p>
"يجب إعداد كل هذه العناصر مسبقًا ويمكن الوصول إليها بسهولة عبر الإنترنت،" قال دوسينغ. "يعد التواصل قبل اليوم الأول أمرًا أساسيًا - إذا كنت بحاجة إلى أن يقدم الموظف الجديد الأوراق أو الهوية، فيجب الإشارة إلى ذلك مسبقًا."
ويتفق ماثيو ديلي، المدير الإداري لشركة Tiger Financial، مع Deosingh. وأضاف: "باستخدام التعيينات السابقة كنموذج، قم بالاطلاع على جميع المعلومات التي تم جمعها منهم، ثم قم بتحديث أو إضافة المزيد من المستندات المهمة التي تم تنفيذها منذ ذلك الحين".
3. الاستعانة بمصادر خارجية إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
ليس لدى كل شركة صغيرة قسم للموارد البشرية، أو حتى شخص من الموظفين على دراية بعمليات الموارد البشرية، ولا بأس بذلك. من الأفضل العثور على شخص يمكنه القيام بالمهمة بشكل جيد بدلاً من ارتكاب الأخطاء باستمرار في التوظيف وينتهي الأمر بمعدل دوران مرتفع أو موظفين ليسوا مناسبين.
"بالنسبة للشركات التي لديها قسم للموارد البشرية قالت كارين إل روبرتس: "أولاً، يمكن أن يكون استخدام الموارد الخارجية للتوظيف وكشوف المرتبات وإدارة المزايا وما إلى ذلك مفيدًا جدًا في التعامل مع العبء الثقيل لمتطلبات الامتثال وإعداد التقارير للموظفين الجدد، بالإضافة إلى قاعدة الموظفين الحاليين في الشركة". ، SHRM-SCP ومدير الموارد البشرية في Flaster Greenberg PC.
إحدى أفضل النصائح للتوظيف هي ترك الأمر للمحترفين والشراكة مع خدمة الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية ذات التصنيف العالي. قال هاندريك: "لا تفوض عملية التوظيف إلى مشرف غير مدرب". "إن إجراء المقابلات والقدرة على تمييز المواهب هي مهارة."
عملية خطوة بخطوة لتوظيف الموظفين
اتبع هذه الخطوات للحصول على عملية توظيف فعالة.
1. قم بتقييم المناصب التي تحتاج إلى شغلها.قالت سونيا شوارتز، مؤسسة Her Norm، إن هذه الخطوة مهمة لمنع تكرار المناصب في الشركة.
"أفضل شيء يمكنك فعله وأضاف ديسينغ: "ما نفعله هو التعامل مع العملية بعقلية تلبية الاحتياجات، وليس المكاتب". "أنت تبحث عن أفضل شخص لسد حاجة معينة، وليس مجرد تعيين شخص ما والاتصال به يوميًا."
2. اكتشف استراتيجية التوظيف لديك.
مع التوظيف، لديك دائمًا خيارات. يقترح ديلي أولاً معرفة ما إذا كنت ستستخدم شركة توظيف أم لا. "إذا لم يكن الأمر كذلك، فاذكر في نماذج التوظيف "لا توجد وكالات، من فضلك"، لأن هذا سيوفر الكثير من مكالمات المبيعات الواردة."
قد ترغب أيضًا في جعل موظفيك الحاليين يستفيدون من شبكاتهم.< /p>
على الرغم من أن عملية التوظيف يمكن أن تكون طويلة، إلا أنك لا تزال ترغب في التأكد من العثور على المرشح المناسب للوظيفة المحددة التي تقوم بالتوظيف لها. هذا لا يعني دائمًا اختيار أفضل مرشح بشكل عام.
"يجب على القائمين على التوظيف ومديري التوظيف أن يأخذوا وقتهم للعثور على أفضل مرشح لهذا الدور وعدم الاكتفاء بأفضل مرشح في مجموعة المتقدمين"، لوري راساس، مستشارة الموارد البشرية، والمدربة التنفيذية، ومؤلفة كتاب The Perpetual Paycheck. "إذا أجريت مقابلات مع 10 مرشحين ولم يكن أي منهم مناسبًا لدورهم، فمن المحتمل أن يكون هناك ضغط لاختيار المرشح الأفضل. يجب على مديري التوظيف مقاومة هذا الضغط والعودة إلى مجموعة التوظيف لتأمين المرشحين الآخرين. "
3. اكتب الوصف الوظيفي.
قبل نشر وظيفة، تشاور مع مديري فريقك حول المرشح المثالي للوظيفة للحصول على فكرة جيدة عما تحتاجه بالضبط. ومن الممارسات الجيدة أيضًا توعية الموظفين الحاليين بالافتتاح. اكتب وصفًا وظيفيًا يتوافق مع ما تبحث عنه، بما في ذلك تفاصيل مثل متطلبات الوظيفة والمسؤوليات والتوقعات. قم بتضمين معلومات تتعلق بقيمك الأساسية وثقافة شركتك حتى تتمكن من العثور على الملاءمة الثقافية المناسبة.
تقول Dailyly أنه يجب عليك أيضًا تحديد الراتب حتى تتمكن من ذكره في الوصف الوظيفي وعدم تعيين مؤهلات أقل أو أعلى وقال راساس: "في بعض المواقف، يكون مديرو التوظيف أقل صراحة بشأن التحديات التي سيواجهها المرشح بالضبط، وهذا يؤدي إلى عدم الثقة وارتفاع معدل دوران الموظفين والتأثير السلبي العام على ثقافة مكان العمل". "ولكن يمكن منع ذلك من خلال توضيح ما هو متوقع من الشخص الذي يشغل هذا الدور والتأكد من أن المرشحين الذين اخترتهم يمكنهم الوفاء به."
4. انشر وظيفة شاغرة.
تستخدم معظم الشركات مواقع التوظيف للإعلان عن فرصة عمل جديدة. ابدأ بإدراج الوظيفة على موقع شركتك على الويب للوصول إلى الجمهور المستهدف. إذا كنت ترغب في توسيع نطاق وصولك، فانتقل إلى الإعلانات المبوبة المهنية المجانية والمدفوعة عبر الإنترنت. فيما يلي بعض مواقع نشر الوظائف التي يجب مراعاتها.
تجنب مواقع الويب غير الخاضعة للتنظيم مثل Craigslist، نظرًا لأنك قد تتلقى فقط رسائل بريد إلكتروني ومكالمات غير مرغوب فيها بدلاً من التطبيقات عالية الجودة.
5. قم بمراجعة المتقدمين.
"عندما نختار موظفينا ونوظفهم... فإننا عادةً ما نعلن عن [إعلان الوظيفة] لاستهداف مجموعات محددة لمجموعات مهارات معينة"، كما قال والدن. "يتم إرسال الطلبات، وننظر في السير الذاتية أولاً لاستبعاد أي شخص غير مؤهل تمامًا أو ليس ما نبحث عنه. إذا كنا على الحياد، فإننا نقرأ الرسائل التعريفية ونقوم بتضييق نطاق المجموعة."
إذا لم تتمكن من العثور على المرشح المناسب لوظيفتك المفتوحة من مجموعة المتقدمين الحالية، فقد تحتاج إلى إعادة النظر وصف وظيفتك.
"إذا كنت لا ترى النوع المناسب من المرشحين، فحاول التركيز حتى ترى أفضل المرشحين"، كما قال راساس. "نعم، من المحتمل أن يتراكم العمل، ونعم، تريد الحصول على مرشح لهذا الدور على الفور، ولكن بذل المزيد من الجهد في عملية التوظيف قبل تمديد العرض سيوفر لك الكثير من الوقت على المدى الطويل "
6. قم بإجراء مقابلة مع المرشحين الأكثر تأهيلاً.
قبل إجراء المقابلات مع المرشحين، أعطهم إشعارًا كافيًا للتأكد من حصولك على أفضل النتائج منهم.
"أخبر مقدم الطلب بالمقابلة مسبقًا قال شوارتز: "حتى يتمكن من الاستعداد أكثر". "سيسمح لك هذا بمعرفة مقدم الطلب بشكل أفضل ومعرفة ما إذا كان مناسبًا تمامًا لهذا الدور، لأنك منحته الوقت للاستعداد."
قال والدن في الجولة الأولى من المقابلات في WikiLawn يأتي بعد تضييق نطاق مجموعة المتقدمين بشكل أكبر. ثم يتابعون ذلك بإجراء جولة ثانية من المقابلات.
"سواء كانت المقابلة شخصية أو افتراضية، تظل [المقابلة] الجزء الأكثر أهمية في رحلة التوظيف،" كما قال دوسينغ. "يحدث ذلك عندما يتعين عليك طرح الأسئلة الضرورية وتكوين رابطة مثالية مع المرشح."
بعض أسئلة المقابلة غير قانونية. تعرف على أنواع أسئلة المقابلة التي يجب عليك أو لا ينبغي عليك طرحها مسبقًا.
7. تابع مع الأشخاص الذين أجريت معهم المقابلات.
لا تقتصر هذه المرحلة على الاتصال بالمتقدمين أو مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني فقط. وقال ديوسينغ إن التقييم بعد المقابلة مهم أيضًا.
وقال: "لا تقع ضحية لتأثير الهالة ولا تعميك أي نقاط ضعف محتملة". "حافظ على منظورك وخذ كل شيء في الاعتبار - ليس فقط المقابلة أو السيرة الذاتية ولكن مجمل ما رأيته. احصل على مدخلات من الآخرين، ولكن قصرها على مجموعة صغيرة لتجنب هجرة الأدمغة. "
يمكن أن تتخذ المتابعة أشكالًا عديدة. قد يكون الأمر بسيطًا مثل تقديم رسالة شكر على وقت الشخص الذي أجريت معه المقابلة، وصولاً إلى عرض عمل رسمي.
8. قم بتمديد عرض العمل.
إذا أجريت مقابلات مع الكثير من الأشخاص وعثرت على مرشحين ذوي كفاءة عالية لهذا المنصب، فأنت تريد التحرك بسرعة.
"لا تتأخر في قال Deosingh: "اتخاذ القرار". "تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة (إن أمكن) متاحون لإجراء المقابلات وإبداء الرأي في الوقت المناسب. لا يزال الطلب على الموظفين المهرة مرتفعًا، ويمكن أن تخسر توظيفًا محتملاً لفرص أخرى إذا تأخرت. [اقرأ المقال ذو الصلة: كيفية كتابة خطاب عرض العمل]
إن العرض الدقيق الذي تقدمه مهم أيضًا.
"تأكد من تقديم عرض عمل لا يقاوم"، قال شوارتز. "معظم الموظفين ذوي الجودة العالية يطالبون بأجور أعلى ومزايا جيدة."
إن تقديم حزمة مزايا تنافسية للموظفين لا يساعدك فقط على جذب أفضل المواهب، بل يمكنه أيضًا زيادة الاحتفاظ بالموظفين.
بغض النظر حول مدى جودة العرض الذي تعتقد أنه جيد، استعد لبعض المفاوضات بشأن الراتب ومزايا الموظفين.
"اسمح للموظف المحتمل بالتفكير في عرضك، وإذا لم يوافق، فحاول التفاوض قال شوارتز. "يجب أن تكون المفاوضات دائما وضعا مربحا للجانبين."
9. قم بإجراء فحص الخلفية.
الخطوة الأخيرة التي يجب عليك مراعاتها هي إجراء فحص الخلفية للتأكد من عدم وجود علامات حمراء مهمة قبل إحضار الشخص إلى مكان عملك.
"إذا كنت تعتقد قال شوارتز: "إذا كان المتقدم المحتمل يناسب الوظيفة التي تحتاجها، فيمكنك إجراء فحص للخلفية". "سيؤكد هذا القرار الذي اتخذته."
تعيين موظفين عن بعد
أصبح توظيف العاملين عن بعد أمرًا شائعًا بالنسبة للشركات وسط جائحة كوفيد-19، ويأتي مع مجموعة خاصة به من الإجراءات التحديات. عند توجيه المرشحين عن بعد خلال عملية التوظيف، ستحتاج إلى إجراء بعض التعديلات.
"على الرغم من أن المبادئ الأساسية للتأهيل تظل كما هي، إلا أن هناك اختلافات"، كما قال دوسينغ. "لا يمكنهم رؤية مساحتك المادية. يتضمن جزء كبير من عملية الإعداد فرصة رؤية المساحة والتأقلم مع الموقع الفعلي."
هذه بعض الطرق لتكييف العملية لتتناسب مع الموظفين عن بعد للحفاظ على تفاعلهم:
قال Deosingh أيضًا أنه من المهم تقديم دليل شامل وواضح عبر الإنترنت، نظرًا لأن الموظف الجديد لن يكون معه منشورات أو أوراق مادية معه.
جلب موظفك الجديد
هذه هي الجوانب الخمسة الأكثر أهمية للتأهيل، وفقًا لديوسينغ:
قالت روبرتس إن عملية التأهيل لشركتها تبدأ بحزمة ترحيب (خطاب العرض، وأوراق التوظيف الجديدة، ومعلومات المزايا، ودليل الموظف) وتستمر خلال التوجيه والتدريب في اليوم الأول للموظف على أداء واجباته الجديدة.
"يجب أن يتضمن مقدمات للموظفين الرئيسيين، وموارد صاحب العمل، والجولات المكتبية، وما إلى ذلك، [أي شيء] من شأنه أن يساعد الموظف الجديد على استيعاب مهامه وقالت: "دورك الجديد كعضو في فريقك".
وفقًا لشوارتز، يجب أن يتكون الإعداد أيضًا من أي تشفير ضروري للبيانات الشخصية، وشرح لمهمة شركتك ورؤيتها، والتدريب على إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. وإصدار الإمدادات والزي الرسمي، إن وجد.
"يتعلق الإعداد بالانطباعات الأولى وإشراك الموظف الجديد في التزامه بالعمل مع شركتك،" قال هاندريك. "إنها أكثر بكثير من مجرد الأعمال الورقية." وأضافت أنه يجب عليك أن تحدد، في شكل قائمة مرجعية، كل مهمة ونشاط ضروري لمساعدة الموظف الجديد على الشعور بالترحيب، وأن يكون منتجًا، ويرغب في البقاء.
لاحظ هاندريك أيضًا أنه أثناء الأسبوع الأول تميل الأنشطة إلى التركيز على الأعمال الورقية، والقيمة الحقيقية للتأهيل هي ما يحدث في أول 30 إلى 90 يومًا وتأثيراته في المستقبل.
لا تتوقف عملية التوظيف بمجرد قبول العرض. أنت بحاجة إلى قضاء الوقت بشكل مناسب في تأهيل الموظفين الجدد وتدريبهم لمساعدتهم على البدء في العمل.
تعليقات
إرسال تعليق