جدول المحتويات
في شؤون B2B، هناك دائمًا احتمال ألا يدفع بعض العملاء فواتيرهم في الوقت المناسب. في بعض الأحيان، يكون ذلك بسبب أن لدى عملائك العديد من الفواتير التي يتعين عليهم دفعها خلال فترة معينة وينسون فاتورتك. وفي أحيان أخرى، يكون السبب هو افتقار العميل إلى الأموال النقدية التي اعتقد أنه سيتعين عليه توفيرها لتغطية تكاليف خدماتك. والخبر السار هو أنه يمكنك تقليل عدد الفواتير غير المدفوعة باستخدام إستراتيجيات تحصيل الديون أدناه.
أهمية إستراتيجية تحصيل الديون
عندما تجني معظم أموالك أو كلها من خلال خدمات B2B، في بعض الأحيان ستقدم خدماتك قبل أن يدفع عملاؤك. على الرغم من شيوعه، إلا أن هذا النموذج محفوف بالمخاطر بطبيعته لأنه عندما لا يدفع العميل فاتورته في الوقت المحدد، فإنه يخلق فجوة في التدفق النقدي الخاص بك. ونتيجة لذلك، سيكون لديك أموال أقل لتغطية نفقاتك. إن وجود استراتيجية قوية لتحصيل الديون يقلل من تكرار هذه الفجوات.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن وكالة التحصيل المناسبة لشركتك؟ قم بملء الاستبيان أدناه ليتصل بك شركاؤنا البائعون بشأن احتياجاتك.
بالإضافة إلى ذلك، فإن استراتيجية التحصيل الجيدة تجعل العلاقات أسهل بينك وبين عملائك. نظرًا لأن استراتيجيات التحصيل تتضمن شرحًا شاملاً للطرق التي يمكن للعملاء استخدامها للدفع لك ومتى يتعين عليهم القيام بذلك، فإنها تجعل حياة عميلك أسهل أيضًا. لهذا السبب وأسباب التدفق النقدي، يجب عليك إعادة تقييم إستراتيجية التحصيل الخاصة بك بشكل دوري - لا يمكنك حل المشكلات حتى تحددها، وقد لا تكون بعض المشكلات واضحة في البداية.
الدين المخطط جيدًا تقلل إستراتيجية التحصيل من فرص انقطاع التدفق النقدي وتميل إلى زيادة رضا العملاء.
11 إستراتيجية لتبسيط عملية تحصيل الديون الخاصة بك
جرّب بعضًا أو بعضًا أو معظم أو كل عمليات التحصيل هذه استراتيجيات لتبسيط عملية تحصيل الديون الخاصة بك.
1. راجع فواتيرك.
في بعض الأحيان، لم يقم العملاء الذين لم يدفعوا بالدفع بعد فقط لأن فواتيرك لا توضح أن الدفع مستحق خلال عدد معين من الأيام. يمكنك تقليل مثل هذه الأخطاء من جانبك من خلال مراجعة سياسة الفواتير الخاصة بك بانتظام. يعني هذا الأسلوب النظر في كيفية إنشاء فواتيرك والتأكد من وجود كل مما يلي:
2. قم بمراجعة سياسة الفواتير الخاصة بك.
يجب عليك النظر ليس فقط إلى فواتيرك، بل أيضًا إلى سياستك الخاصة بإرسال الفواتير. إذا كنت تقوم بإصدار فاتورة لعملائك شهريًا ولكنك تجد نفسك تفتقر إلى التدفق النقدي بانتظام، فقم بتحويل سياستك إلى الفواتير نصف الشهرية. وبدلاً من ذلك، إذا كنت ترسل الفواتير عادةً في يوم العمل الأخير من الشهر، فحاول إرسالها في اليوم الأول من الشهر التالي. بهذه الطريقة، يقل احتمال تفويت فواتير عملائك الذين يجرون عمليات الدفع في أعلى الشهر.
3. قم بمراجعة تقنية الفواتير الخاصة بك.
ربما تستخدم شركتك قالب Word أو Excel لإنشاء الفواتير. على الرغم من أن هذا النهج يضمن الاتساق، إلا أنه يتضمن عملًا يدويًا مكثفًا يمكن أن يؤدي إلى حدوث خطأ بشري لا داعي له في ممارسات إعداد الفواتير الخاصة بك. فكر في التركيز على تقنية الفوترة لتقليل هذه الأخطاء وتوفير الوقت.
يمكن لتقنية الفوترة أيضًا تتبع تفاعلات العميل مع الفواتير، وأتمتة عمليات متابعة الفواتير غير المدفوعة، وملء حقول الفاتورة تلقائيًا، والمزيد. لمعرفة المزيد حول خيارات تطبيقات تحرير الفواتير مثل Square وInvoice2go وQuickBooks Online وFreshBooks، اقرأ دليل Business News Daily حول كيفية العثور على أفضل برامج الفواتير.
4. راجع بروتوكول اتصالات الفوترة الخاص بك.
يمكن أن تؤثر كيفية تسليم الفواتير للعملاء ومتابعتها على مدى سرعة تلقي الدفع. تقوم العديد من الشركات بإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو التطبيقات ثم متابعة الفواتير غير المدفوعة برسائل بريد إلكتروني مختصرة، ولكن البريد الإلكتروني قد لا يكون مناسبًا للديون الأكثر إلحاحًا. ضع سياسة داخلية لمتابعة الديون متأخرة أكثر من 14 يومًا من خلال المكالمات الهاتفية، والتي غالبًا ما يجد المدينون صعوبة في تجاهلها مقارنة برسائل البريد الإلكتروني.
5. اجعل مدفوعات العملاء سهلة.
يجب أن تشير الفواتير إلى طرق الدفع التي تقبلها شركتك. ومع ذلك، فإن مجرد ذكر طرق الدفع المقبولة لديك لا يسهل بطبيعته عمليات الدفع السهلة. على سبيل المثال، لا تذكر فقط أنك تقبل الدفع عبر PayPal، بل قم بتضمين رابط PayPal قابل للنقر عليه ويمكن للعميل استخدامه للدفع.
6. تقديم بيلي الخاص بكقم بتفعيل الشروط على الفور.
سواء كانت لديك سياسة ائتمان منفصلة أو شروط فاتورة قياسية، فيجب عليك توعية جميع عملائك ببروتوكول الفوترة الخاص بك. يمكن أن يشمل ذلك مطالبة العملاء المؤهلين بالتوقيع على اتفاقية سياسة الائتمان الخاصة بك كجزء من العقد الأولي، أو إضافة نص قانوني إلى فواتيرك يشرح كيفية تحصيل الديون غير المدفوعة.
7. قم بتأكيد عملية الدفع الخاصة بكل عميل.
إن تقديم فاتورة إلى جهة اتصال عملك في شركة معينة أمر واحد؛ إنه شيء آخر هو تقديم فاتورة إلى قسم المحاسبة في الشركة. إن إرسال الفواتير إلى جهة الاتصال الخاصة بك في إحدى الشركات العميلة لا يضمن أن فاتورتك ستجد طريقها إلى فريق المحاسبة، وسيتم دفع الفاتورة المتأخرة في الوصول إلى المحاسبة لاحقًا. غالبًا ما لا تكون جهة اتصال عملك هي جهة اتصال المحاسبة الخاصة بك، لذا اسأل عملائك عن الجهة التي يجب عليك تقديم الفواتير إليها.
8. حدد كيفية التعامل مع العملاء المتأخرين باستمرار.
من المحتم أن يقوم واحد على الأقل من عملائك بالدفع بشكل متأخر بانتظام. للتعامل مع هؤلاء العملاء، يمكنك تمديد شروط الدفع الخاصة بك فقط لتناسب احتياجاتهم، ولكن توجد إستراتيجيات تحصيل فردية أقوى.
على سبيل المثال، إذا كان عميلك الراحل نادرًا ما يستجيب لرسائل البريد الإلكتروني ولكنه يستجيب تمامًا للهاتف المكالمات، ثم اطلب من فريق المحاسبة الخاص بك الاتصال بهذا العميل خلال فترة معينة بعد استحقاق الدفع. وبدلاً من ذلك، إذا واجهت دفعات متأخرة من خلال طريقة دفع محددة من هذا العميل، فامنحه الفرصة لتبديل طرق الدفع. قد تشجع استراتيجيات التحصيل الفردية هذه عملائك على الدفع.
9. كن استباقيًا بشأن الدفع.
بدلاً من انتظار وصول تاريخ استحقاق الدفع (نأمل أن يكون مع الدفع)، اتصل بالعميل قبل أسبوع من تاريخ الاستحقاق لمناقشة خدماتك. اسأل عما إذا كانت أي مشكلات في خدمتك قد تتسبب في تأخير العميل للدفع. كرر هذه المكالمة بعد أسبوع من تاريخ الاستحقاق إذا لم يتم دفع الفاتورة، وقم بتدوين أي وعود دفع يقدمها عميلك حتى تتمكن من المتابعة بشكل صحيح. التزم بالهاتف وليس البريد الإلكتروني هنا، حيث يصعب تجاهل المكالمات الهاتفية.
10. لا تفعل ذلك بنفسك.
في كثير من الأحيان، يكلف أصحاب الأعمال الصغيرة أنفسهم بالإشراف على تحصيل الديون على حساب مهامهم التجارية الأكثر مباشرة، مثل التخطيط وتقديم الخدمات. إذا كانت لديك الميزانية، فيجب عليك تعيين محاسب أو محاسب، سواء كان موظفًا داخليًا أو خدمة طرف ثالث.
يمكن للمحاسب أو محاسب الحسابات الإشراف على عملية إعداد الفواتير والدفع من البداية إلى النهاية . وهذا يعني إنشاء الفواتير وإرسالها وتسجيل المدفوعات والمزيد. يعد الخبير المالي المخصص مفيدًا بشكل خاص إذا كان لدى عملائك أيضًا فرق مالية خاصة بهم، حيث قد تفهم فرق التمويل في الشركات المختلفة ظروف بعضها البعض بشكل أفضل. ويمكن للمحاسبين أيضًا مساعدتك في الامتثال الضريبي والاحتياجات التنظيمية الأخرى.
11. قم باستئجار وكالة لتحصيل الديون.
عندما لا يتم سداد ديون العميل أو تجاهلها أو مقاومتها لفترة كافية، فقد تشعر بالحاجة إلى اللجوء إلى وكالة تحصيل الديون. يمكن لكل من العاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة استئجار وكالات تحصيل الديون للحصول على خبرة خارجية في تحصيل الديون من العملاء الذين لا يدفعون، ولكن هذا أمر محفوف بالمخاطر. بالنسبة للمبتدئين، إنها طريقة مؤكدة لحرق الجسور مع العميل. كما أنها مكلفة للغاية، حيث تتراوح التكاليف من 25% إلى 50% من الديون الجاري متابعتها.
ومع ذلك، في بعض الأحيان، يكون التعاقد مع وكالة تحصيل هو الخيار الوحيد حقًا (إلى جانب الاستعانة بمحامي تحصيل الديون). ستعرف أن هذا هو الحال إذا مضى على استحقاق دينك أكثر من 90 يومًا ولم تؤدي الأساليب الأخرى، مثل إعادة إرسال الفواتير مع رسوم أو فوائد متأخرة، إلى السداد.
إذا كان عليك القيام بذلك اتبع طريق التحصيل، وراجع مراجعات وكالات التحصيل لدينا للعثور على أفضل شريك يلبي احتياجاتك. يجب عليك أيضًا التعرف على قانون ممارسات تحصيل الديون العادلة حتى تتأكد من أن وكالتك تعمل ضمن القانون وتبقيك خاليًا من المسؤولية.
بين استراتيجيات التحصيل الخاصة بك ومساعدة الطرف الثالث أيها الخبراء، قد يدفع عملاؤك قريبًا بما فيه الكفاية. كل ما عليك هو التحلي بالصبر والتفكير واللباقة في هذه العملية.
تعليقات
إرسال تعليق