ما هي نفقات العمل التي يجب عليك تتبعها؟

ما هي فئات نفقات الأعمال الشائعة؟

إن مراقبة الشؤون المالية للأعمال - بما في ذلك تتبع نفقات محددة متعلقة بالأعمال - يعد أمرًا بالغ الأهمية لإدارة الأعمال. تعمل المحاسبة الصحيحة على تحسين التدفق النقدي والأكسجين الذي يحتاجه عملك للبقاء على قيد الحياة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد تتبع النفقات الدقيق شركتك على التأهل للحصول على تخفيضات ضريبية قيمة تقلل من إجمالي دخلك المعدل. إليك ما تحتاج إلى معرفته حول نفقات الأعمال وكيفية تتبعها.

ما هي نفقات الأعمال؟

نفقات الأعمال هي النفقات المرتبطة مباشرة ببدء عمل تجاري والحفاظ على العمليات. تشمل أمثلة نفقات الأعمال شراء المخزون وكشوف المرتبات والرواتب وإيجار المكاتب.

تنقسم نفقات الأعمال إلى إحدى فئتين:

"هناك نوعان من نفقات الأعمال: تكلفة البضائع المباعة، وهي التكاليف المرتبطة بصنع منتجك؛ وأوضح جيف فازيو، رئيس متخصصي الأعمال الصغيرة في بنك TD Bank، "ومصروفات التشغيل، والتي تشمل الإيجار والرواتب والتراخيص والتصاريح التجارية وضرائب العمل الحر".

يعد فصل نفقات الأعمال عن النفقات الشخصية أمرًا بالغ الأهمية. لإدارة ضرائب الأعمال الصغيرة بشكل سليم لأن نفقات الأعمال يمكن أن تساعدك في التأهل للحصول على التخفيضات الضريبية. يتم تطبيق التخفيضات الضريبية على دخلك الخاضع للضريبة، مما قد يؤدي إلى خفض المعدل الإجمالي الذي ستدفعه.

"إن نفقات الأعمال هي تكاليف عادية وضرورية تتكبدها الشركة لتشغيلها"، كما أشار نيكولاس هولمز، مؤسس Product Reviewer. "تحتاج الشركات إلى تتبع وتصنيف نفقاتها لأن بعض النفقات يمكن أن تعتبر بمثابة تخفيضات ضريبية، مما يؤدي إلى وفورات كبيرة في التكاليف."

يجب عدم الخلط بين التخفيضات الضريبية والإعفاءات الضريبية، مثل الإعفاءات الضريبية للبحث والتطوير، والتي يتم تطبيقها مباشرة على فاتورتك الضريبية، وليس على دخلك الخاضع للضريبة.

ما هي الأعمال التجارية الشائعة فئات النفقات؟

يعد تصنيف نفقات عملك أمرًا مفيدًا. يمكن أن يوضح التصنيف كيفية تحديد أولويات النفقات في ميزانية أعمالك الصغيرة، مما يسهل تحديد المجالات التي يمكنك فيها خفض نفقات الأعمال.

في ما يلي بعض فئات نفقات الأعمال الشائعة:

ما الأنواع من نفقات الأعمال قابلة للخصم الضريبي؟

العديد من نفقات الأعمال مؤهلة للحصول على خصم ضريبي. في بعض الحالات، قد تنطبق قواعد خاصة على عملك وما يمكن اعتباره نفقات قابلة للخصم. على سبيل المثال، لا يمكن لشركات القنب القانونية الممتثلة لقانون الولاية خصم تكلفة البضائع المباعة من فاتورة الضرائب الفيدرالية الخاصة بها بموجب المادة 280E من قانون الإيرادات الداخلية. للتأكد من وضع نشاطك التجاري بموجب قوانين الضرائب الفيدرالية والولائية، استشر محاسبًا عامًا معتمدًا (CPA) فيما يتعلق بقانون الضرائب.

"تحدد مصلحة الضرائب نفقات الأعمال على أنها تلك التكاليف العادية والضرورية لتحملها وأوضح ديفيد ماكيجان، المؤسس المشارك لشركة Greenback Expat Tax Services، أن "العمل في مجال عملك". "عادةً ما تكون النفقات التي تستوفي هذه المعايير معفاة من الضرائب من قبل الشركات الربحية."

تتضمن بعض نفقات الأعمال الأكثر شيوعًا المعفاة من الضرائب ما يلي:

من الضروري أن يكون لديك المحاسبة الكاملة والدقيقة لكل نفقات قابلة للخصم. عندما يحين وقت الضرائب، يمكنك تفصيل هذه النفقات القابلة للخصم لتقليل فاتورتك الضريبية الإجمالية.

"موسم الضرائب هو وقت مخيف من العام بالنسبة لأولئك غير المستعدين. ينصح هولمز: "يمكن للمرء الاستعداد لذلك من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة". "العديد من النفقات معفاة من الضرائب، مثل غداء العمل والاجتماعات، وتكلفة بيانات الهاتف المحمول، والسفر، واللوازم المكتبية، والإيجار، وما إلى ذلك. وهذا يعني أن المالكين سيحصلون بالتأكيد على أموالهم. ومع ذلك، لا يمكن للمالكين استرداد النقود إلا إذا قاموا بتتبع جميع النفقات وتصنيفها والكشف عنها بالكامل. "

تحقق مع المحاسب الخاص بك بشأن التخفيضات الضريبية المجنونة ولكن القانونية. على سبيل المثال، قد تكون سيارات الليموزين وعضوية صالة الألعاب الرياضية والحيوانات الأليفة وحتى صبغة الشعر مؤهلة - في ظل الظروف المناسبة.

ما هي أنواع النفقات غير القابلة للخصم الضريبي؟

من السهل افتراض أن جميع نفقات الأعمال قابلة للخصم الضريبي، ولكن هذا غير صحيح. تغطي القائمة أدناه العناصر غير القابلة للخصم الأكثر شيوعًا. للحصول على قائمة شاملة، ستحتاج إلى التأجيل إلى مصلحة الضرائب.

كيف يمكنك تتبع نفقات الأعمال؟

لتحقيق الحد الأقصى من التخفيضات الضريبية التي تكون مؤهلاً لها بموجب القانون ، يجب عليك متابعة نفقات عملك بجدية. وإليك كيفية القيام بذلك.

1. قم بإعداد حساب مصرفي تجاري.

عند تتبع نفقات الأعمال، فإن خطوتك الأولى هي إنشاء حساب مصرفي مخصص للأعمال لفصل الشؤون المالية لشركتك عن أموالك الشخصية. يمكن لحسابات الأعمال إنشاء بيانات الدخل بسهولة، مما يساعد في سداد الضرائب.

"ينبغي دفع جميع نفقات الأعمال من خلال حساب فحص الأعمال"، كما نصح فازيو. "تسمح حسابات الأعمال... للشركات بالحصول على رؤية دقيقة للتدفق النقدي لإنتاج بيانات الدخل اللازمة للحصول على التمويل ويمكنها تسهيل عملية الإقرار الضريبي والمساعدة في تخفيف الالتزامات المالية."

2. استخدم برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة.

يقوم العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة بتتبع نفقات أعمالهم باستخدام Microsoft Excel. ومع ذلك، فإن هذه الطريقة عرضة للخطأ البشري. مع نمو نشاطك التجاري، يصبح من الصعب أن تظل منظمًا باستخدام جداول البيانات.

يعمل استخدام أفضل برامج محاسبة الأعمال عبر السحابة على أتمتة العديد من عناصر تتبع نفقات الأعمال ويساعد في الحفاظ على تنظيم بياناتك المالية.

"سيكون تتبع نفقات الأعمال أقل إيلامًا إذا تم استخدام الأداة المناسبة" وأوضح هولمز. "تستخدم العديد من الشركات الصغيرة برامج المحاسبة السحابية للوصول إلى بياناتها المحاسبية على هواتفها المحمولةوفاق. يتيح برنامج السحابة للشركات الصغيرة إضافة نفقات أثناء التنقل والاتصال بحسابهم البنكي أو بطاقة الائتمان الخاصة بهم حتى يتم تحديث النفقات تلقائيًا."

يمكن أن يساعدك ربط برامج المحاسبة بمؤسساتك المالية في تنظيم نفقاتك بشكل أفضل. حدد التخفيضات الضريبية المحتملة وسجل الإيصالات الرقمية لنفقاتك.

"باستخدام برامج [المحاسبة]، أصبحت سجلات الضرائب أكثر أمانًا وقابلية للتدقيق"، أضاف هولمز. "إنها أفضل من جداول البيانات والإيصالات الورقية، حيث إن البيانات المخزنة في السحابة تحافظ على جميع المستندات في مكان واحد للمدة التي تريدها."

راجع مراجعتنا لـ Zoho Books إذا كنت بحاجة إلى الحل المحاسبي للشركات الصغيرة جدا. إذا كنت بحاجة إلى حل أكثر قوة، فاقرأ مراجعتنا المتعمقة لبرنامج QuickBooks Online - خيارنا كأفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة.

3. إدارة إيصالاتك.

بالإضافة إلى تتبع النفقات رقميًا، التقط صورًا للإيصالات المادية للمدفوعات النقدية أو المدفوعات التي تتم باستخدام بطاقة الائتمان الشخصية. على سبيل المثال، إذا اصطحب أحد الموظفين أحد العملاء لتناول طعام الغداء وقام بالدفع باستخدام بطاقته، فاطلب منه تسجيل المعاملة عن طريق التقاط صورة للإيصال وإرسالها إليك للاحتفاظ بها في سجلاتك.

الإيصالات المادية الأخرى لتتبعها، بما في ذلك المسافة المقطوعة بالسيارة، وتذاكر القطار للتنقلات، وفواتير الإنترنت ونفقات السداد الأخرى.

فكر في استخدام أدوات تتبع الإيصالات لشركتك. على سبيل المثال، يمكن لتطبيق Expensify قراءة صورة إيصال تلقائيًا وتحويلها إلى نفقات مسجلة.

ما فوائد تتبع نفقات الأعمال؟

إن تتبع نفقات الأعمال له فوائد خارج نطاق التأهل للحصول على التخفيضات الضريبية. فيما يلي بعض النقاط البارزة.

1. يساعدك تتبع نفقات الأعمال على فهم التدفق النقدي لشركتك.

يستطيع أصحاب الأعمال فهم التدفق النقدي بسهولة أكبر - وهو عامل أساسي لبقاء الأعمال - عندما يقومون بتتبع النفقات بدقة.

"أحد العوامل وحذر هولمز من أن الأسباب الرئيسية لفشل معظم الشركات هي سوء إدارة التدفقات النقدية. "يمكن للمالكين إدارة تدفقاتهم النقدية من خلال إدارة النفقات اليومية بحيث لا تتجاوز النفقات الدخل في نهاية الشهر."

2. يوضح تتبع نفقات الأعمال ربحية عملك.

يسمح تتبع نفقات الأعمال بشكل فعال لأصحاب الأعمال بقياس مدى جودة أداء أعمالهم من خلال إلقاء الضوء على هامش الربح. يمكن أن يوفر التتبع أيضًا سجلاً ماليًا واضحًا للمقرضين، مما يحسن فرص حصول الشركة على التمويل الذي تحتاجه للنمو.

"تحدد النسبة المئوية للربح مقدار الأموال التي تحققها الشركة وتساعد في جذب وأوضح هولمز أن المستثمرين يمولون الأنشطة اليومية ويساعدون في الحصول على التمويل. "تريد كل شركة أن تكون مربحة في لمحة واحدة، ولكن الكثير منها يكافح من أجل حساب ذلك، حيث أنها لا تحتفظ بسجلات دقيقة لدخلها ونفقاتها."

3. يؤدي تتبع نفقات الأعمال إلى تحديد التوفير المحتمل في التكاليف.

يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة الجيد على فصل النفقات غير المستردة عن النفقات القابلة للخصم، مما يسمح لك بوضع علامات على بنود محددة حسب فئة النفقات. يتضمن ذلك علامات مثل النفقات الشخصية ونفقات الترفيه ونفقات الوجبات ونفقات السفر والنفقات الرأسمالية. يعد فصل النفقات مفيدًا لأغراض إعداد التقارير في نهاية السنة الضريبية ويسمح لك بفحص نفقات عملك على مستوى دقيق وتحديد أين يمكن أن تجد وفورات في التكاليف.

4. إن تتبع نفقات العمل يبقيك في حدود ميزانيتك.

باعتبارك مالك نشاط تجاري، فإن فهم ميزانيتك أمر بالغ الأهمية لاتخاذ القرارات المالية الصحيحة. سيمنحك تتبع نفقاتك مزيدًا من المعلومات حول مقدار الأموال التي تنفقها، وما تنفق عليه الأموال، وما إذا كانت ميزانيتك الحالية بحاجة إلى تعديل.

على سبيل المثال، ربما تكون نفقاتك أعلى من المتوقع. قد تحتاج إلى زيادة ميزانيتك أو خفض الإنفاق لضمان البقاء في حدود ميزانيتك. وفي كلتا الحالتين، تساعدك هذه المعرفة على إبقائك واعيًا ماليًا.

5. يؤدي تتبع نفقات العمل إلى تحسين رضا الموظفين.

من خلال تتبع نفقات عملك، يمكنك تعويض الموظفين بسرعة أكبر عن النفقات النثرية مثل السفر والتنقل والوجبات ومستلزمات الأعمال ومواد التدريب. إن تقديم ميزة السداد هذه للموظفين يمكن أن يكون بمثابة حافز للتوظيف والاحتفاظ. سيشعر الموظفون بمزيد من القيمة والرضا إذا تمت تغطية نفقات أعمالهم.

تتضمن الطرق الأخرى لتعزيز سعادة الموظفين وضع سياسة سخية مدفوعة الأجر (PTO)، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتشجيع التطوير المهني.

يعد تتبع نفقات الأعمال أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح

إذا كنت تبدأ مشروعًا تجاريًا أو تتطلع إلى النمو في المستقبل القريب، فيجب عليك تتبع نفقات عملك بدقة وشفافية. ستتمكن من تقليل دخلك الخاضع للضريبة وإدارة عملك بشكل أفضل.

عندما يعاني التدفق النقدي، قم بمراجعة نفقات عملك وابحث عن المجالات التي يمكنك من خلالها خفض النفقات. على العكس من ذلك، عندما يكون أداء عملك جيدًا، يمكنك فحص الأماكن التي تتاح لك فيها فرص للاستثمار في النمو.

يمكن أن يساعدك تتبع نفقات العمل أيضًا في أن تثبت للمقرضين أن عملك مسؤول ماليًا ويمكن أن يكون مقترضًا موثوقًا به عندما تحتاج إلى تمويل.