كيف ولماذا تقوم بتدقيق حسابات شركتك

الاستعانة بمصادر خارجية للتدقيق

 باعتبارك مالك شركة صغيرة، لديك العديد من المسؤوليات التي يتعين عليك التوفيق بينها. قد يكون من المغري أن تنأى بنفسك عن الشؤون المالية لشركتك لمجرد التخلص من شيء ما - خاصة إذا لم تكن مسك الدفاتر والمحاسبة هي ما يناسبك. ومع ذلك، يجب أن تظل منخرطًا في الشؤون المالية لشركتك.

إذا قمت بتعيين شخص ما للمساعدة في الشؤون المالية، فهل يجب عليك تدقيق محاسبك؟ الإجابة القصيرة هي نعم. من الناحية النظرية، إذا أبقيت نفسك منخرطًا في عمليات محاسبك، فيجب أن تكون على دراية كاملة بحالة أموالك؛ ولكن من الجيد دائمًا إجراء عمليات تدقيق عشوائية للتأكد من توازن جميع كتبك وأن المحاسب يتبع البروتوكول المناسب.

ما هي عملية التدقيق؟

بالنسبة لمعظم الأشخاص، مجرد سماع كلمة "تدقيق" يسبب التوتر. ليس من السهل أن تفتح أبوابك – وسجلاتك المالية – أمام طرف خارجي للتدقيق. باعتبارك مالك شركة صغيرة مشغولة، قد تشعر أنه ليس لديك الوقت الكافي للخضوع للتدقيق، أو قد تشعر بالخجل بشأن حفظ السجلات أو العمليات الخاصة بك. ومع ذلك، هناك فوائد لأصحاب الأعمال الصغيرة في إجراء التدقيق.

يستخدم التدقيق أساليب مختلفة يستخدمها طرف مستقل (سواء كان شخصًا أو مؤسسة) لفحص الحسابات (أو عمليات التوثيق ومراقبة الجودة) الخاصة بالمؤسسة والتأكد من أن الشركة تتبع الممارسات المقبولة عمومًا. إنها أيضًا فرصة للعثور على فرص محتملة للتحسين داخل المنظمة. تركز عملية التدقيق على إيجاد حلول لنقاط الضعف والمخاطر في عملك.

هل هناك أنواع مختلفة من عمليات التدقيق؟

هناك ثلاثة أنواع من عمليات التدقيق: التشغيلية والمالية والامتثال.</ p>

الاستعانة بمصادر خارجية للتدقيق

قد ترغب في التفكير في تعيين شخص آخر لمراجعة السجلات مرة أخرى، والمعروف أيضًا باسم المراقب. الخيار الجيد لوحدة التحكم، إذا كنت قادرًا على تحمل تكاليفها، هو استئجار تكلفة الاكتساب. لن يقوموا فقط بفحص عمل محاسبك، ولكن CPA هو خبير ضرائب، وهو على الأرجح ليس كذلك. يمكن لـ CPA مراجعة سجلاتك المالية بدقة للتأكد من أن كل شيء يتطابق مع إقراراتك الضريبية والعثور على الخصومات التي ربما تكون قد تجاهلتها.

ولضمان تعاون محاسبك وCPA بسلاسة، فإن GrowthForce - محاسب ومحاسبة ومراقب مقدم الخدمة– توصيك بإنشاء ضوابط داخلية لتحديد توقعات واضحة والحفاظ على الشفافية بين محاسبك و CPA ونفسك. على سبيل المثال، قم بتطوير دليل الإجراءات واتفاقيات مستوى الخدمة التي تحدد الإجراءات التي يجب أن يتبعها محاسبك و CPA عند إنتاج البيانات المالية ومشاركتها. يجب أن تحدد إجراءاتك الجداول الزمنية والتنسيقات والأساليب لجميع التسليمات.

تأكد من تضمين عمليات إغلاق الدفاتر كل شهر أيضًا. يوصي موقع AccountingDepartment.com بالاجتماع مع المحاسب الخاص بك في نهاية الشهر لمراجعة دفتر الأستاذ العام، ومطابقة جميع المعاملات مقابل بيانات بطاقة الائتمان، والبيانات المصرفية، والإيصالات المصرفية وغيرها من الإيصالات للتأكد من حساب كل شيء ورصيد الدفاتر. بمجرد أن تتم موازنتها، "أغلق" الدفاتر بحيث لا يمكن إجراء أي تغييرات إضافية. [تعرف على كيفية العثور على محاسب الأعمال الصغيرة المناسب]

إذا كان المحاسب الخاص بك يعمل عن بعد، فإن موقع AccountingDepartment.com يقترح عليك تضمين بروتوكولات الأمان المناسبة في دليل الإجراءات. التأكد من صعوبة اختراق كلمات المرور المستخدمة، وقفل أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم عندما يبتعدون عن مكاتبهم، وجعل المحاسب الخاص بك يعمل على خادم آمن لا يسمح بطباعة الملفات أو تنزيلها، كلها إجراءات أمنية يجب عليك اللجوء إليها.< /p>

[هل تبحث عن أفضل برنامج محاسبة لشركتك الصغيرة؟ تحقق من أفضل اختياراتنا.]

5 نصائح لمساعدتك في الاستعداد للتدقيق

اتبع هذه النصائح من NOLO لمساعدتك في الاستعداد لإجراء تدقيق سلس.

حتى إذا قمت بتعيين محاسب ومحاسب قانوني معتمد، فابق مشاركًا في عملياتهم؛ وإذا كانت لديك أسئلة، فلا تتردد في طرحها. سواء اخترت إجراء عمليات تدقيق مجدولة أو عشوائية، أو كانت عملية التدقيق داخلية أو خارجية، فلا تزال هذه هي أعمالك، وتحتاج إلى معرفة كيفية أدائها في جميع الأوقات.

بالإضافة إلى إجراء عمليات تدقيق عشوائية، هناك بعض الأشياء الجيدة تتضمن القواعد الواجب تنفيذها مراجعة نسخ الفواتير قبل التوقيع على الشيكات للتأكد من أن كل شيء قانوني وتقديم طلبات عشوائية لرؤية إيصالات المصروفات النثرية أو مراجعة التسويات المصرفية. هناك قاعدة جيدة أخرى تتمثل في توزيع الواجبات والمسؤوليات المالية بحيث لا يتولى شخص واحد جميع المهام المالية. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى توقيعات مضادة على جميع الشيكات.