جدول المحتويات
قبل تقديم الائتمان للعملاء والزبائن وغيرهم من الأشخاص والمؤسسات التي تتعامل معها، يجب أن يكون لديك سياسة ائتمان تجارية مطبقة. تعد المتطلبات والشروط التي تحددها قبل تقديم الائتمان جزءًا لا يتجزأ من إعداد عملك لتحقيق النجاح المالي. في هذا الدليل، اكتشف كل ما يجب أن تتضمنه سياسة الائتمان الخاصة بك وسبب أهمية هذه السياسات.
ملاحظة المحرر: هل تبحث عن وكالة التحصيل المناسبة لشركتك؟ املأ الاستبيان أدناه ليتصل بك شركاؤنا البائعون بشأن احتياجاتك.
شرح سياسات الائتمان
سياسة الائتمان هي مجموعة من الشروط التي تحدد كيفية إصدار شركتك للائتمان لعملائها وتحصيل الديون غير المسددة. كما أنه يحدد أيضًا أعضاء الفريق في شركتك الذين يتمتعون بسلطة منح الائتمان أو تغيير شروط الائتمان.
قد تفلت الشركة التي بدأت للتو من عدم وجود سياسة ائتمانية رسمية لبعض الوقت، خاصة إذا كانت لا تكلف سوى دافعين يمكن الاعتماد عليهم. ومع ذلك، إذا قدمت الشركة قدرًا كبيرًا من الائتمان، أو إذا تبين أن العملاء أقل موثوقية، فإن وجود سياسة ائتمانية جيدة يمكن أن يحدث الفرق بين الرخاء والصعوبات المالية.
هناك العديد من الأسباب سياسة الائتمان الجيدة تحمي عملك:
يتم استخدام مستند السياسة داخليًا بواسطة عملك؛ لا يراها العملاء والجمهور عادةً. يستخدم موظفوك المعلومات الموجودة في سياسة الائتمان لإنشاء اتفاقيات ائتمان للعملاء والعملاء. يمكنك أيضًا استخدام بعض المعلومات، مثل الحد الأدنى من درجات الائتمان أو أسعار الفائدة، في المواد الترويجية للعملاء.
لا تختار كل شركة تقديم الائتمان، ولكن العديد من شركات B2B تستفيد من القيام بذلك.
سياسة الائتمان هي مستند داخلي يستخدمه عملك لتحديد العملاء الذين تمنحهم الائتمان، وشروط الائتمان وكيفية تحصيل عملك للديون غير المدفوعة.
كيفية تطوير الائتمان السياسة
لوضع سياسة ائتمانية، اكتب وثيقة رسمية تحتوي على الأقسام التالية:
1. بيان الغرض
يجب أن يشير الجزء العلوي من سياسة الائتمان إلى أن المستند هو سياسة الائتمان الخاصة بشركتك. يمكن أن يكون بيان الغرض هذا مختصرًا؛ يجب أن تكون جملتان أو ثلاث كافية.
2. بيان النطاق
بعد ذلك، حدد أنواع العملاء والمبيعات التي تحكمها سياسة الائتمان الخاصة بك. على سبيل المثال، تنطبق بعض سياسات الائتمان فقط على المبيعات المحلية التي تتم للشركات ذات حجم معين، في حين أن البعض الآخر يتعلق فقط بالعملاء الدوليين.
3. شروط الائتمان والدفع
ربما يكون الجزء الأكثر أهمية في سياسة الائتمان الخاصة بك هو القسم الخاص بشروط الائتمان. تأكد من تحديد المعلومات التالية:
4. طلب الائتمان ومراجعته
يجب أن توضح سياسة الائتمان الخاصة بك كيفية معالجة شركتك لطلبات الائتمان ومراجعة التاريخ الائتماني للدائنين المعتمدين. قم بتضمين أي عوامل قد تؤدي إلى انخفاض حد الائتمان. وبالمثل، لاحظ أي تغييرات في حسابات العملاء القائمة والتي يمكن أن تؤثر على الوضع الائتماني.
5. شروط المبيعات
قد يحتاج فريق المبيعات الخاص بك إلى بعض المرونة لجعل شروط الائتمان مناسبة لعملاء محددين. قم بتضمين نص يمكّن أعضاء فريقك من تعديل الشروط لزيادة المبيعات إلى الحد الأقصى مع الاستمرار في حماية التدفق النقدي للشركة.
6. بيان أدوار فريق الائتمان
قم بإنهاء سياسة الائتمان الخاصة بك ببيان من يمكنه تنفيذ بعض المهام المتعلقة بالائتمان في فريقك. بهذه الطريقة، تكون أنت والمدينين واضحين بشأن الموظفين الذين يمكنهم الاتصال بهم أو يتوقعون الاستماع إليهم بشأن الأمور المتعلقة بالائتمان. بدون الوضوح المتبادل بشأن هذه الشروط، قد تجد أن أشخاصًا غير مصرح لهم في فريقك قدموا ائتمانًا لعملاء غير مؤهلين. سيكون سحب هذا الائتمان أمرًا صعبًا، إن لم يكن مستحيلًا.
على الرغم من أن حد الائتمان هو شيء تقدمه للعملاء لجعل المبيعات أكثر إغراءً، فإن الائتمان التجاري هو شيء تبنيه بناءً على الفواتير التي تدفعها شركتك، على غرار درجة الائتمان الشخصية. يعد استخدام بطاقة ائتمان الأعمال إحدى الطرق لبناء ائتمان تجاري لمؤسستك.
ما يجب تضمينه في سياسة الائتمان
يجب أن توضح سياسة الائتمان النهائية هذه التفاصيل:
مؤهلات العملاء الذين يتلقون الائتمان
يجب عليك إجراء فحوصات الائتمان على العملاء، بعد الحصول على إذنهم، قبل أن تقدم لهم الائتمان. يجب أن تحدد سياسة الائتمان الحد الأدنى من متطلبات العملاء للحصول على الائتمان بأفضل الشروط الخاصة بك. قد تتم الموافقة على العملاء الأقل تأهيلاً للحصول على حدود ائتمانية أقل أو بشروط أقل ملاءمة. يتم عمومًا استبعاد العملاء الذين لديهم تاريخ ائتماني سيئ من الحصول على الائتمان ما لم يتم تأمين الدين.
حدود الائتمان
يعتمد مبلغ الائتمان الذي يمكنك تقديمه بشكل عام على مقدار المخاطرة التي تتعرض لها على استعداد لتحمل أي عميل معين ومقدار الائتمان الإجمالي الذي يمكنك تحمله دون الإضرار بالتدفق النقدي الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كنت تتوقع تقديم الائتمان لما يصل إلى 20 عميلاً في وقت واحد، فخطط لتعيين حدود ائتمانية لكل عميل حتى لا تتعرض لخطر الإضرار بتدفقك النقدي.
بالإضافة إلى ذلك، تجنب تقديم قدر كبير جدًا من الائتمان للعملاء حتى يتمكنوا من سداده. نظرًا لأنهم يقومون بالدفع بانتظام ويثبتون موثوقيتهم، يمكنك زيادة حدودهم الائتمانية.
شروط الائتمان
عندما تقدم الشركات ائتمانًا لأكثر من 30 يومًا، فإنها تفرض عمومًا فائدة على توازن. قم بتضمين أي أسعار فائدة في سياستك. قم أيضًا بإدراج المواعيد النهائية للدفع، وطرق الدفع المقبولة (مثل بطاقات الائتمان والشيكات الشخصية)، وخصومات الدفع المبكر، والدفع المتأخر أو السداد المتأخررسوم الحد الأقصى.
طلبات معلومات العميل
في سياسة الائتمان الخاصة بك، حدد أنواع المعلومات التي يجب على العملاء تقديمها للحصول على الائتمان. اعتمادًا على نوع العميل وعوامل أخرى، قد تتضمن هذه المعلومات المدة التي قضاها في العمل، والسلع والخدمات التي يتوقع الحصول عليها على الائتمان، والبيانات المالية، ودرجات الائتمان.
شروط الفواتير< /H3>
يسير إنشاء ممارسات تحرير الفواتير جنبًا إلى جنب مع وضع سياسة الائتمان. أي شركة (أو موظف مستقل) تقوم بإرسال فواتير للعملاء لتلقي الدفعات مقابل العمل المنجز بالفعل، تعمل وفق نموذج ائتماني. [تعرف على كيفية إنشاء فاتورة وكيف يمكن للموظفين المستقلين تحصيل الديون غير المدفوعة.]
شروط تحصيل الديون
لا يمكن لأي سياسة ائتمانية، مهما كانت شاملة، أن تضمن حصولك على المستحقات . لا يزال بعض العملاء لا يدفعون فواتيرهم بغض النظر. ولهذا السبب تصف سياسات الائتمان الجيدة الإجراءات التي ستتخذها في حالة وجود حساب غير مدفوع. يمكن أن تشمل مثل هذه الإجراءات إرسال الدين إلى مجموعات التحصيل أو مقاضاة العميل في محكمة المطالبات الصغيرة.
إذا كنت بحاجة إلى السير في طريق التحصيل، فاقرأ نصائحنا حول التعاقد مع وكالة تحصيل واستشر مجموعتنا حول أفضل مجموعة الوكالات للعثور على السياسة المناسبة لاحتياجاتك.
إن سياسة الائتمان ليست مثل اتفاقية الائتمان. سياسة الائتمان هي وثيقة مستخدمة داخل الشركة والتي تحكم كيفية تقديم الائتمان. على النقيض من ذلك، فإن اتفاقية الائتمان هي مستند موقع من قبل الشخص الذي تقدم له الائتمان، حيث يوافق على الشروط.
نموذج سياسة الائتمان
إذا اتبعت الهيكل المفصلة أعلاه وقم بتضمين المكونات التي أبرزناها، قد تبدو سياسة الائتمان الخاصة بك في نهاية المطاف شيئًا من هذا القبيل:
تحدد سياسة الائتمان هذه متطلبات منح الائتمان للعملاء المؤهلين في [شركتك] ومراقبة هذا الائتمان بعد ذلك. كما أنه يوضح بالتفصيل كيفية تعديل الائتمان للعملاء الحاليين ومن يمكنه في [شركتك] إصدار الائتمان أو تعديله. تسري هذه السياسة على جميع مبيعات الولايات المتحدة ولكنها تستثني عملاء القطاع العام.
ستقدم [شركتك] ائتمانًا بقيمة [بالدولار هنا] على الأكثر للعملاء المؤهلين، مع تطبيق [سعر الفائدة هنا] على كل منهم قسط. يمكن لرئيس قسم الائتمان [شركتك] توسيع حد الائتمان هذا أو التعاقد عليه والمطالبة بضمان شخصي أو مؤسسي أو مصرفي من بعض العملاء قبل إصدار الاعتمادات. جميع شروط سداد الائتمان هي صافي 60 يومًا.
سيقوم قسم الائتمان بمراجعة طلبات الائتمان الجديدة للموافقة على العملاء وتحديد مبالغ الائتمان. يمكن اعتبار المستوى الائتماني لمقدم الطلب أقل من الحد الأدنى إذا أظهرت تقارير الائتمان درجات ائتمانية منخفضة أو تاريخ ائتماني أقل من خمس سنوات أو نسب أقل من 1:1. وبالمثل، قد يحتاج قسم الائتمان إلى تعديل الحد الائتماني للحساب الجاري.
يتم توحيد جميع شروط البيع الخاصة بالعميل وفقًا لبرامج المبيعات والعروض الترويجية الحالية لـ [شركتك]. سيوافق رئيس قسم الائتمان على جميع التعديلات على شروط هذه البرامج والعروض الترويجية حسب الحاجة لتعظيم نتائج المبيعات. شروط المبيعات لجميع العملاء هي صافي 60 يومًا.
يتمتع مدير الائتمان [لشركتك] بالسلطة الوحيدة للموافقة على إصدار الائتمان للعملاء والتحدث مع العملاء حول حالتهم الائتمانية. سيتصل باقي أعضاء فريق الائتمان بالعملاء فقط لتزويدهم بالتعليمات الخاصة بسداد ديونهم.
أهمية سياسات الائتمان للشركات
يعد تشغيل شركة بدون سياسة ائتمانية أمرًا محفوفًا بالمخاطر بطبيعته. وذلك لأن الشركات التي ليس لديها سياسات ائتمانية رسمية قد تقدم الائتمان عن غير قصد للعملاء غير القادرين على الدفع كما وعدوا أو لديهم سجلات لعدم الوفاء بالالتزامات المالية. وبدون وجود قواعد واضحة، قد تفشل في إلزام العملاء بالدفعات في الوقت المناسب، ويعني انخفاض المدفوعات انخفاض التدفق النقدي. يؤدي التدفق النقدي الأقل إلى المزيد من التحديات في دفع فواتيرك والحفاظ على ربحية العمليات.
والأهم من ذلك، أن اتباع سياسات الائتمان الموحدة يمكن أن يساعدك على إبقاء العملاء مسؤولين إذا كنت تعمل في صناعة معروفة بمدفوعات العملاء البطيئة أو الجزئية. إن مجرد وضع سياسة ائتمانية في شركتك يمكن أن يساعد فريقك على متابعة العمليات التي تزيد من احتمالية حصولك على الدفعات.
تقلل سياسات الائتمان أيضًا من احتمالية الديون غير المدفوعة لأنها تتيح لك تحديد خطط سداد للعملاء الذين يحتاجون إلى دفع فواتير كبيرة. من الأفضل بكثير أن تحصل على أموالك على دفعات منتظمة ويمكن التنبؤ بها بدلاً من عدم الحصول عليها على الإطلاق. باختصار، سياسات الائتمان مفيدة لك ولعملائك. [اقرأ المقال ذو الصلة: عرض الأسعار مقابل الفاتورة: ما الفرق؟]
تعتبر سياسات الائتمان مهمة لأنها تساعدك على تجنب تقديم الائتمان للعملاء الذين من غير المرجح أن يدفعوا، مع الحفاظ على مسؤولية العملاء وزيادة التدفق النقدي.
تفعيل سياسة الائتمان الخاصة بك
يجب تنفيذ سياسة الائتمان التجاري قبل البدء في تقديم الائتمان. يجب على كل عضو في فريق شركتك الذي يتعامل مع الائتمان أن يفهم هذه السياسة وأن يرجع إليها.
يجب عليك أيضًا الرجوع إلى هذه الوثيقة الداخلية عند إنشاء اتصالات خارجية، بما في ذلك ترويج المبيعات وعقود الائتمان مع العملاء والعملاء. مع تطبيق سياستك الجديدة، يمكنك أنت وفريقك اتخاذ قرارات متسقة تعود بالنفع على عملك وعملائك وتؤدي إلى نمو مالي ثابت لسنوات قادمة.
تعليقات
إرسال تعليق